Writing · 2026-08-03

哪條流程該先交給 AI？一個問題幫你排優先順序

老闆最常問我的問題之一：「公司這麼多流程，到底哪條該先導 AI？」

問這句話的時候，老闆心裡通常已經有一個答案，而且多半是錯的。他想的是最有話題的那條：智慧排產、AI 預測需求、自動化決策。這些都很好，但它們很少是第一條該動的流程。第一條該交給 AI 的，通常是你最不想看、也最不起眼的那條。

為什麼直覺會選錯

老闆挑流程的直覺，常常是「哪裡最讓我頭痛」。問題是讓你頭痛的地方，往往是最複雜、例外最多、牽涉最多人的地方，也就是 AI 最難做好的地方。

另一種直覺是「哪個題目聽起來最有未來感」。這種題目做起來很有成就感，但做完常常發現省下的時間，一個月加總不到幾個小時，因為它本來就不是天天發生的事。

選錯的後果不是做不出來，是做出來了卻沒感覺。花了錢、花了時間，同事的工作量沒有明顯變輕，AI 就被貼上「沒什麼用」的標籤。

一個問題：這件事一個月重複幾次、每次花多久

排優先順序，先問這一個問題就夠了：

「這條流程，一個月重複發生幾次，每次要花一個人多少時間？」

兩個數字相乘，就是這條流程每個月吃掉的人工小時。這個數字越大，AI 能幫你省的空間就越大。聽起來很土，但它剛好把「感覺很痛」和「真的很貴」分開了。一件一年發生一次、每次忙三天的事，痛感很強，但月工時可能還比不上一件每天發生二十次、每次十分鐘的小事。

拿一張紙，三個欄位排出來

問完那個問題，再補兩個欄位，一張紙就能排出順序：

第一欄：月工時。 次數乘以單次時間，就是上面那個問題的答案。

第二欄：規則清不清楚。 這件事如果交給一個新來的同事，你能不能用一頁說明教會他？能，代表規則清楚，AI 也比較容易學得會。如果答案是「要看情況」「只有老師傅懂」，先往後放。

第三欄：做錯的代價。 做錯了是改一個字，還是客戶退貨、產線停擺？做錯代價小的，適合先讓 AI 起草、人來覆核。

月工時高、規則清楚、做錯代價小，三個條件都滿足的那條，就是你的第一刀。通常會落在報價回覆、訂單輸入、客服常見問題、文件整理這類「每天都有、大家都嫌煩」的事上。

算一筆帳：頭痛的流程 vs 重複的流程

用一家做零件加工的中小企業當例子，以下數字都是示意估算。

流程 A，客戶詢價回覆：一個月 200 次，每次 15 分鐘，等於 50 小時。流程 B，月底對帳：一個月 1 次，每次 16 小時，等於 16 小時。

人事成本用每小時 300 元估（月薪 4.5 萬加上勞健保等成本，約 5.4 萬，除以一個月約 176 個工時）。A 一個月是 1.5 萬，一年 18 萬；B 一個月是 4,800 元，一年約 5.8 萬。

假設 AI 能把兩條流程都省下一半的時間，A 一年省 9 萬，B 一年省 2.9 萬。老闆覺得最痛的是月底對帳，但真正值得先動的是詢價回覆，差了三倍。 而且詢價回覆的規則相對清楚、AI 起草後業務看一眼就能送，做錯的代價也比帳對錯小很多。

反模式：挑最有話題的流程，而不是最常重複的流程。 第一刀的目的是讓團隊明確感覺到「工作變輕了」，不是做一個可以拿去簡報的展示品。

今日一個行動

今天拿一張紙，列出公司裡你想得到的十條流程，每一條寫下「一個月幾次」和「每次多久」，算出月工時。

再用規則清不清楚、做錯代價大不大各打一個記號。排在最前面的那條，就是你該先交給 AI 的流程。如果算完發現跟你原本心裡想的不一樣，恭喜，你剛剛省下一個選錯題目的學費。

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